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Documentos indispensables que deben presentar los proveedores de grandes empresas

Publicado en 7 julio, 2016
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Un proveedor es una organización que presta un servicio o un producto a otra; aunque existen clasificaciones dentro de la definición, nos gustaría centrarnos en aquellos factores que lo convierten en un “buen proveedor”: ser capaz de suministrar los insumos que la empresa solicitante necesite de acuerdo a la demanda y en las condiciones que permitan llevar a cabo sus operaciones sin ningún tipo de problema.

Las relaciones con el proveedor tienen en cuenta la gestión de abastecimiento, de compras, de logística… intervienen muchos aspectos en la relación y cuando se trata de grandes empresas contratantes, las garantías deben ser mayores. En la administración de proveedores se ha ido evolucionando con el tiempo, llegando a la conclusión de que a veces los acuerdos colaborativos facilitan la integración de procesos. En general, existen 3 formas de convertirse en proveedor: por medio de un Concurso Público, por invitación o por promoción del proveedor mismo. También son 3 los elementos básicos que se suelen requerir a los proveedores: los relacionados con los plazos de entrega, los intrínsecos a las características del producto o el servicio y el precio. Veamos a continuación qué suelen pedir las grandes empresas para ser sus proveedores.

– Perfil general del proveedor. Documentación básica de la empresa que pruebe su existencia, su recorrido y sus garantías.

– Relevancia estratégica de su producto o servicio. Si no se puede ofrecer algo que sea realmente relevante para la empresa, es mejor no gastar esfuerzos en intentarlo. Las grandes empresas solo aceptan proveedores que les dan ventaja comparativa en el mercado.

– Referencias. Los clientes con los que ya se trabaja, si es el caso, pueden ser una llave para entrar en grandes empresas con más facilidad.

– Calidad. Pueden ser necesarios los registros de calidad e incluso las certificaciones.

– Precios. De partida, aunque luego se pasa siempre a negociación.

Para ser proveedor de Gas Natural Fenosa, por ejemplo, se pasa un proceso previo inicial para el cual no se pide documentación. Luego, cuentan con un sistema propio de Clasificación de Proveedores externo que funciona de acuerdo a las Directivas Europeas. En algunos casos, se exigen algunas homologaciones o acreditaciones según su normativa interna, por ejemplo, certificados de calidad ISO, entre otros. Se trata de procesos con varios filtros, algo normal en las empresas de gran envergadura como esta.

Algunas empresas grandes han creado sus propios modelos alternativos para abastecerse de productos. Un ejemplo claro es Mercadona que tiene una red de interproveedores, todos con contratos a largo plazo que compensan los márgenes de beneficio bajos con volúmenes de venta asegurados y bastante importantes.

En el caso de Telefónica, tienen un proceso bastante claro que empieza con la identificación de necesidades por parte de sus áreas de compra. Luego, son ellos mismos a pedir las ofertas, con igualdad de oportunidades para los oferentes que cumplen con los requisitos que define la misma Telefonica. En tercer lugar, se pasa a la negociación ya sea en modalidad de rondas o por el mecanismo de subastas. El cuarto paso y último es la mesa de compras, donde se adjudican las mismas por unanimidad. Luego, Telefónica comunica a los proveedores si han resultado elegidos o no.

Como vemos (y como es lógico que sea), ser proveedor de una gran empresa como las antes nombras y otras como el Corte Inglés, Alcampo, Carrefour, etc. no es fácil y puede ser necesario, a pedido de nuestro posible cliente, hacer mejoras en algunos procesos, implementar cambios que afecten positivamente nuestra logística, conseguir garantías, etc.  Un ejemplo sería la solicitud de realización de pruebas de eficacia por parte de un centro externo que sea homologado por el cliente. Este tipo de pedidos son normales cuando se trata de empresas VIP.

Estar preparados para entregar la documentación

En cuanto a la documentación, como hemos visto, dependerá en buena medida de la empresa a la que nos dirijamos como proveedores. Cuando el área de compras de la empresa ha negociado un acuerdo y se procede a la firma del contrato, se supone que ya se deben haber rellenado y firmado algunos formatos homogéneos para todos los proveedores, por ejemplo, las bases para integración al catálogo, etc. Lo que se suele pedir también son los documentos fiscales, registro de la empresa en el Registro Mercantil, formularios de acta en Hacienda, etc.

 
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