ERP: errores que nunca debemos cometer

24/02/2020

Queremos comenzar este artículo con una pequeña explicación acerca del ERP, un sistema o conjunto de sistemas de información que permiten integrar algunas operaciones claves de una empresa como la logística, inventarios, envíos, producción, etc.

Las siglas ERP significan Enterprise Resource Planning o lo que en español sería Planificación de Recursos Empresariales. Y, este tipo de sistemas se usa en casi todas las empresas de logística, pero es muy común cometer algunos errores al usarlos. Por eso, en este post queremos ayudarte a  detectar algunos de ellos para que estés alerta y no los cometas tú también.

Errores comunes que debes evitar al trabajar con ERP

1. Esperar una implementación rápida y fácil

Pensar que la implementación del ERP en la empresa no llevará esfuerzos, se hará sin necesitar muchos recursos y de forma rápida, es una expectativa bastante irreal. Es importante darle la relevancia que merece desde el momento en el que se decide implantar.

De la mano, aparece el tema de la educación a los trabajadores. Debemos darles herramientas para saber usar las funcionalidades del ERP. Así como informar de los cambios que traerá para la empresa. Algo básico, ya que si no se hace de antemano, los colaboradores tendrán que ir sobre la marcha aprendiendo.

Eso sí, educar a los trabajadores a entender bien requiere de un mix de medios de aprendizaje. Como pueden ser: clases tutoriales por vía online, guías de usuario, recursos relacionados con preguntas frecuentes. Además, de una fuerte atención durante los primeros meses de implementación.

2. Tomar decisiones sin consultar a la administración

A nivel administrativo se determina la visión de la empresa y se salvaguardan ciertos valores que son básicos para poder ser contundentes entre el hacer y el pensar de cualquier organización. Por tanto, las decisiones deben ser consensuadas. Para que esto no suceda, se deben dar herramientas al personal. De manera que pueda hacer las consultas en el momento en que así lo requiera, sin que esto le reste agilidad.

3. Mala planificación

Si la planificación no es rigurosa y cuidada, podríamos caer en graves problemas. Incluso antes de la implementación, se debe empezar a trabajar en el planning. No se puede implementar un ERP como si fuera algo ligero.

Muchas organizaciones cometen el error de no hacer suficiente planificación. Y ello, genera confusión, de forma que cae la eficiencia y los beneficios empresariales que, en vez de maximizarse, se minimizan. Lo que se debería hacer es una auditoría interna previa, que defina bien todos los procesos y políticas de trabajo antes de elegir el sistema. Tras esto, debe crearse un equipo que lo evalúe. Y si no es suficientemente completo, se puede volver a probar con un consultor externo para buscar la solución más afín.

4. No conocer bien al proveedor

Otro error bastante común es no investigar bien los antecedentes de los proveedores de ERP. Es decir, llega el vendedor del proveedor, te cuenta los beneficios y por falta de conocimientos, se acepta algo a la ligera. Sin tener en cuenta las posibles restricciones de funcionalidades, la falta de capacidades del producto comprado o cómo puede llegar a impactar en las prácticas internas. Es importante tener referencias y saber bien qué se está adquiriendo.

5. No tener paciencia y esperar resultados inmediatos

Es importante ser paciente para esperar resultados. Muchas de las empresas no comprenden bien las características de su ERP desde el primer momento, por tanto, no hay que considerar como un fracaso algo que está evolucionando normalmente. Tampoco es recomendable ser demasiado exigente porque hay que entender que la implementación y la técnica en el uso, no son soluciones mágicas, sino que naturalmente deben ir dando sus frutos poco a poco. Se irán viendo a medida que los trabajadores se acostumbran al nuevo sistema y comiencen a sacar lo mejor de él.

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