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10 aspectos fundamentales para gestionar los stocks correctamente

Publicado en 27 diciembre, 2016
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Para gestionar los stocks de manera correcta es conveniente evitar que el desgaste de energía sea un problema porque, en muchos de los casos, las empresas se dan por vencidas ante la complejidad de estas tareas.

Los objetivos, procedimientos y herramientas a usar para gestionar los stocks deben garantizar que esto no implique una gran dificultad y que se puedan ver los beneficios que aporta hacerlo. Si las ventajas de ese esfuerzo (como de cualquier otro esfuerzo de gestión) no se perciben fácilmente, puede ser que no se esté haciendo bien. A continuación, te contamos cuáles son las 10 claves para hacer una gestión de stocks efectiva.

1. Gestionar los stocks con herramientas informáticas

Toda empresa que opere con stocks necesita una solución informática que le facilite el registro de las operaciones: registro de mercancías, seguimiento y consulta. Sin embargo, es importante encontrar la solución justa. Dicho sistema deberá tener las características ideales en cuanto a funcionalidades, pero también es conveniente que sea ágil y estable.

2. Detección de fallos

Debe ser fácil reconocer los fallos humanos para mejorar con agilidad y, al mismo tiempo, ser accesible para las personas dedicadas a la gestión de stocks.

3. Soporte a todos los procesos

Es importante asegurar que la solución informática del stock esté siempre completa y que se registren los movimientos de la mercancía, ya que si se cuenta con datos inexactos, las decisiones que se desprendan de dichos datos serán imprecisas y causarán problemas. También es importante para evitar el deterioro de productos.

4. Realizar inventarios parciales fácilmente

Es importante la realización de inventarios de la mano de la gestión de stocks. La herramienta de control permite asegurar que los datos son fiables pero no basta con ello; hay que hacer inventarios de manera ágil con diferentes herramientas (terminales móviles, por ejemplo) para que se pueda hacer por segmentos.

5. Procesos rigurosos

Las cantidades de los stocks son la parte más importante de la gestión, pero se debería integrar en ello el coste, para así asegurar que todos los movimientos vienen registrados y poder verificar cualquier cambio en los gastos. Si, por ejemplo, se están registrando productos que son de importación y el aprovisionamiento ha conllevado una gestión aduanera, parece normal incluir en los costes los gastos de transporte o el traslado a los almacenes. Esos datos son muy relevantes para gestionar los stocks correctamente.

6. Contar con personal dedicado

La gestión de stocks en logística y producción debe ser una labor realizada por personas específicamente preparadas para ello, que conocen la herramienta informática y que pueden comprender con facilidad cuál es la importancia de esta tarea dentro de la empresa.

7. Manipulación y registro de mercancías

Un error común que observamos en muchas empresas es que separan el trabajo físico de manipulación de mercancía, del trabajo administrativo que se deriva del anterior. Es mejor no desligar completamente ambas labores, ni permitir que sean dos cosas ajenas y poco conectadas. En sí, quien manipula la mercancía debería preocuparse por lo que se registra, y quien registra se debería preocupar por lo que se manipula.

8. Entorno intuitivo

El sistema informático debe existir en un entorno intuitivo y amigable, que invite a la gestión de stocks de forma sencilla, que ayude a que se promueva el registro de los movimientos de stock y que permita que se pueda efectuar en paralelo a los movimientos reales de los materiales, como decíamos en el punto anterior.

9. Calcular los stocks con eficiencia

Otro punto clave es hacer un buen cálculo, ya que mucho excedente de producto puede ser un riesgo económico para la empresa por los costes de almacén, y poco stock puede implicar una ineficiente satisfacción de la demanda de productos. Entonces, hay que saber encontrar equilibrio entre compras y ventas.

10. Revisiones mensuales

Es básico hacer una revisión de las ventas mes a mes, calcular el promedio y añadir entre un 10 y 15% a este para hacer una buena gestión de los stocks. Obviamente, este porcentaje se deberá incrementar en campañas como las de Navidad o Rebajas u otras que puedan ser importantes para el sector.

Te invitamos a seguir nuestro blog de logística y conocer la oferta formativa de la UOC.

 
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