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Tres puntos clave para mantener los inventarios organizados

Publicado en 15 febrero, 2017
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Uno de los principales puntos a tratar dentro del temario del curso de producción y calidad es la logística y, como parte de este gran sector, es imprescindible conocer las técnicas para mantener los inventarios organizados. Aunque parezca algo simple, cuando se alcanzan ciertas magnitudes (almacenes de grandes dimensiones) la organización resulta un punto fundamental que merece la pena atender. Resulta de gran ayuda ser precisos y tener conocimientos avanzados en el seguimiento de los inventarios.

Hacer bien este tipo de trabajo puede influenciar la priorización de compras, el seguimiento de lo que se vende y lo que se queda en el almacén, el equilibrio en los libros financieros cuando se termina el trimestre, la reducción de los costes de operación (ya que no se tiene que volver a contar el inventario que no ha sido bien organizado en su momento) y un largo etcétera que, a la larga, supone una gran diferencia en los procesos.

Hoy intentaremos ver cuáles son las claves para que en un centro de distribución, sin importar el tamaño del mismo, sea posible mantener un inventario bien organizado, realista y preciso.

Cómo tener inventarios organizados

1. Hacer un registro previsorio siempre 

Una de las claves para poder tener inventarios organizados es registrar el inventario en cuando llegue al centro de logística. Los pedidos suelen llegar al almacén con una hoja de inventario donde se detallan los productos que se incluyen en el envío. Debe existir una persona responsable de verificar que esas hojas se correspondan con la realidad y se proceda al registro en formato digital. Si aparecen discrepancias se deben solucionar con el proveedor de dicho material a la mayor brevedad.

2. Elegir el modo en el que se desea organizar la mercancía

El o los criterios de organización de la mercancía deben ser muy claros para todas las personas que estén trabajando con ella. La organización del inventario en el centro de distribución deberá atender a las etiquetas que se hayan puesto en las áreas específicas y estantes, siempre en función del modo de organización que se haya elegido.

Se puede elegir, por ejemplo, categorizar por tipo de producto, por marcas, por fecha de entrada, etc. La organización atenderá al tipo de negocio y/o a la cantidad de producto. Lo importante es saber que gracias a la existencia de un tipo de organización es siempre más fácil la gestión y el seguimiento por áreas, lo que también simplifica enormemente el reabastecimiento.

 3. Documentar cada periodo

Es muy importante saber documentar bien los niveles de inventario al final de cada periodo de tiempo específico. Esto nos ayudará a actualizar el progreso de la empresa y dará luz para tomar decisiones estratégicas y también operativas. Ahora bien, para poder determinar de manera segura cuánto debe durar el periodo de tiempo del que hablamos, dependerá siempre del ciclo del negocio; en algunos casos hablamos de periodos cortos (semanas, meses…), pero en otro casos pasamos a periodos trimestrales o cuando hay cambios de estación y, por tanto, se hace naturalmente necesario hacer una documentación.

Documentar el inventario es una forma muy práctica de mantenerlo en orden, porque nos permite ver qué es lo que se vende más y qué es lo que no se está vendiendo. Permite establecer relaciones de temporalidad y puede dar indicaciones de qué es lo que el mercado está esperando recibir por parte de tu empresa. Las personas que trabajan en la documentación del inventario pueden saber mucho sobre estos detalles, que al final del día son los que ayudan a entender si el negocio está yendo bien o no.

Un consejo interesante es caminar por el almacén, recorrer los pasillos del centro de distribución y evaluar el suministro de inventario. A medida que se va avanzando, se pueden ir tomando notas que luego servirán para señalar productos que no están funcionando. Esto, paralelamente al orden preciso del inventario, puede ser un paso intermedio muy revelador.

Si decides poner en práctica estos tres grandes consejos para mantener los inventarios organizados, te aseguramos que notarás una gran diferencia.

Te invitamos a seguir nuestro blog y a comentar qué otros consejos añadirías a los antes mencionados o qué tipo de actividades te funcionan mejor para mantener el inventario siempre a punto.

 
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